Cổ vật thuộc sở hữu tư nhân không được tự ý mang ra nước ngoài; trường hợp được mời triển lãm, nghiên cứu hay bảo quản ở nước ngoài, hiện vật chỉ được đưa ra tạm thời khi có quyết định cho phép của cơ quan có thẩm quyền và phải được đưa về đúng hạn. Với bảo vật quốc gia, thẩm quyền cho phép ở cấp cao hơn và điều kiện chặt hơn nhiều. Ranh giới giữa "tạm xuất có phép" và "xuất khẩu trái phép" nằm ở giấy phép, hợp đồng và cam kết đưa về.
Lời mời triển lãm quốc tế là niềm tự hào của người sưu tầm, nhưng cũng là lúc hiện vật đối mặt nhiều rủi ro nhất: thủ tục hai nước, vận chuyển đường dài, tranh chấp pháp lý ở nước sở tại. Bài này đi qua các nguyên tắc chính để bạn chuẩn bị và đặt câu hỏi đúng với đơn vị mời. Thẩm quyền, hồ sơ và thời hạn cụ thể do văn bản hiện hành quy định; hãy làm việc sớm với Sở phụ trách văn hoá và cơ quan quản lý di sản ở trung ương.
Ranh giới: xuất khẩu bị cấm và đưa ra tạm thời có phép
Pháp luật về di sản văn hoá của Việt Nam, giống nhiều nước có di sản phong phú, hạn chế rất chặt việc đưa cổ vật ra khỏi lãnh thổ. Mục đích là giữ di sản ở lại nơi nó thuộc về và chặn con đường chảy máu cổ vật ra thị trường quốc tế. Mang cổ vật qua biên giới mà không có phép, dù là trong hành lý cá nhân, gửi bưu điện hay qua người quen, là hành vi vi phạm, và hiện vật có thể bị thu giữ.
Song pháp luật cũng thừa nhận giá trị của giao lưu văn hoá. Một chiếc bình gốm Việt được trưng bày ở một bảo tàng lớn nước ngoài giúp thế giới biết về di sản Việt Nam. Vì vậy có cơ chế cho phép đưa cổ vật ra nước ngoài có thời hạn để triển lãm, nghiên cứu, bảo quản, với điều kiện chặt chẽ. Cơ chế này áp dụng cho cả hiện vật của bảo tàng công lập lẫn hiện vật thuộc sở hữu tư nhân.
Điểm then chốt là chữ "tạm thời". Hiện vật đi theo diện này phải có kế hoạch đưa về rõ ràng, có bảo đảm và có cơ quan theo dõi. Nếu hiện vật không trở về đúng hạn mà không có lý do được chấp thuận, việc đưa ra trở thành xuất khẩu trái phép, và chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm. Đó là lý do cơ quan cấp phép xem xét rất kỹ đơn vị mời, hợp đồng và các bảo đảm.
Hồ sơ xin phép thường cần những gì
Hồ sơ cụ thể do cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn. Dựa trên thực hành chung, người sưu tầm nên chuẩn bị sẵn các nhóm tài liệu sau.
- Văn bản mời chính thức của đơn vị tổ chức triển lãm ở nước ngoài, nêu tên triển lãm, thời gian, địa điểm, mục đích.
- Danh mục hiện vật đề nghị đưa đi, mỗi món có ảnh, mô tả, kích thước, tình trạng, số đăng ký cổ vật.
- Giấy chứng nhận đăng ký và kết luận giám định của từng hiện vật. Hiện vật chưa đăng ký gần như không có đường xin phép.
- Dự thảo hợp đồng mượn giữa chủ sở hữu và đơn vị mượn, với các điều khoản bảo quản, bảo hiểm, vận chuyển, thời hạn trả.
- Bảo đảm bảo hiểm cho toàn bộ hành trình, thường là bảo hiểm từ lúc nhấc hiện vật khỏi chỗ cũ tới lúc đặt lại.
- Văn bản bảo đảm miễn tịch thu của nước sở tại, nếu nước đó có cơ chế này.
- Phương án vận chuyển, đóng gói, áp tải.
Chuẩn bị bộ hồ sơ này thường mất nhiều tháng, nên lời mời triển lãm cần được trả lời sớm, không đợi sát ngày mới làm.
Hợp đồng mượn với đơn vị nước ngoài: những điều khoản không thể thiếu
Mô tả hiện vật và báo cáo tình trạng. Mỗi hiện vật có báo cáo tình trạng chi tiết kèm ảnh, được hai bên ký lúc giao và lúc nhận lại. Đây là căn cứ duy nhất khi phát sinh hư hại.
Điều kiện trưng bày và bảo quản. Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, tủ trưng bày, an ninh. Đơn vị mượn cam kết đáp ứng tiêu chuẩn đã thoả thuận, không di chuyển hiện vật sang địa điểm khác khi chưa được đồng ý.
Thời hạn và địa điểm. Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, các điểm dừng nếu triển lãm lưu động. Mọi gia hạn phải được chủ sở hữu và cơ quan cấp phép của Việt Nam chấp thuận.
Bảo hiểm. Bên mua bảo hiểm, giá trị bảo hiểm thoả thuận, phạm vi, người thụ hưởng. Giá trị bảo hiểm là con số hai bên thoả thuận cho mục đích bồi thường, không phải định giá thị trường.
Ghi nguồn và hình ảnh. Cách ghi tên chủ sở hữu trên chú thích, quyền chụp ảnh và sử dụng hình ảnh hiện vật trong catalog, truyền thông.
Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp. Tranh chấp xử ở đâu, theo luật nào. Điều khoản này nên được luật sư xem kỹ.
Nghĩa vụ trả về. Đơn vị mượn cam kết trả hiện vật về Việt Nam đúng hạn bất kể yêu cầu nào từ bên thứ ba, và thông báo ngay nếu có ai đòi hiện vật ở nước sở tại.
Bảo đảm miễn tịch thu: vì sao người cho mượn nên hỏi
Một rủi ro ít người nghĩ tới là hiện vật bị giữ lại ở nước sở tại do tranh chấp pháp lý không liên quan tới bạn. Ví dụ, một bên thứ ba khởi kiện đòi quyền sở hữu hiện vật, hoặc một chủ nợ tìm cách kê biên tài sản. Khi hiện vật đã nằm ở nước ngoài, việc giải quyết theo luật nước đó có thể kéo dài nhiều năm, và hiện vật không về được.
Để giảm rủi ro này, nhiều nước có cơ chế bảo đảm miễn tịch thu cho hiện vật văn hoá được mượn triển lãm: chính quyền nước sở tại cam kết bằng văn bản rằng hiện vật sẽ không bị kê biên, tịch thu trong thời gian triển lãm và sẽ được trả về. Hoa Kỳ, Anh, Đức và một số nước châu Âu là những nơi có cơ chế dạng này, mỗi nơi một thủ tục riêng.
Người cho mượn nên hỏi đơn vị mời: nước sở tại có cơ chế miễn tịch thu không, đơn vị mời có xin bảo đảm đó cho hiện vật của bạn không, văn bản bảo đảm được cấp trước ngày hiện vật lên đường hay không. Cơ quan cấp phép ở Việt Nam cũng thường quan tâm tới điểm này. Nếu nước sở tại không có cơ chế tương tự, cần cân nhắc kỹ rủi ro trước khi đồng ý.
Vận chuyển, bảo hiểm và người áp tải
Hiện vật đi triển lãm quốc tế được đóng thùng chuyên dụng: thùng gỗ có lót mút cắt theo hình hiện vật, chống sốc, chống ẩm. Việc đóng gói nên do đơn vị có kinh nghiệm vận chuyển hiện vật bảo tàng thực hiện, có sự chứng kiến của chủ sở hữu hoặc người đại diện. Mỗi thùng được đánh số, niêm phong, ghi trong danh mục.
Bảo hiểm cho triển lãm thường theo nguyên tắc từ lúc nhấc lên tới lúc đặt lại, trong giới bảo tàng gọi là bảo hiểm "đinh tới đinh", tức tính từ khi hiện vật rời chiếc đinh treo hoặc chỗ đặt cũ cho tới khi trở về đúng chỗ đó. Phạm vi này bao gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho, trưng bày, tháo dỡ. Đọc kỹ các điểm loại trừ trong hợp đồng bảo hiểm, nhất là với hư hại do rung lắc, thay đổi nhiệt độ, độ ẩm.
Với hiện vật giá trị cao, thực hành phổ biến là cử người áp tải đi cùng hiện vật suốt hành trình, chứng kiến việc bốc dỡ, mở thùng, kiểm tra tình trạng và lắp đặt ở nơi trưng bày. Người áp tải có thể là chủ sở hữu, người được chủ uỷ quyền hoặc chuyên gia bảo quản. Chi phí áp tải thường được thoả thuận do đơn vị mượn chi trả. Đây là cách giữ cho hiện vật luôn có "mắt" của chủ ở mọi khâu nhạy cảm.
Bảo vật quốc gia và hiện vật đặc biệt: giới hạn chặt hơn nhiều
Nếu trong danh mục được mời có hiện vật đã được công nhận bảo vật quốc gia, hoặc hiện vật đang trong quá trình đề nghị công nhận, mọi thứ trở nên khắt khe hơn. Bảo vật quốc gia là hiện vật hiếm có, có giá trị đặc biệt với lịch sử, văn hoá của đất nước, nên việc đưa ra nước ngoài chỉ được xem xét trong những trường hợp hạn hẹp và do cấp có thẩm quyền cao quyết định, thường ở cấp Chính phủ theo quy định hiện hành.
Với hiện vật loại này, đơn vị mời thường phải là bảo tàng, tổ chức văn hoá có uy tín, cuộc triển lãm thường gắn với một chương trình hợp tác văn hoá giữa hai nước, và yêu cầu về bảo hiểm, bảo đảm miễn tịch thu, áp tải được đặt ở mức cao nhất. Thời gian chuẩn bị có thể kéo dài hơn một năm.
Người sưu tầm có bảo vật quốc gia nên coi lời mời như một việc chung với cơ quan quản lý di sản, không phải chuyện riêng giữa mình và đơn vị nước ngoài. Báo sớm, hỏi kỹ, để cơ quan có thẩm quyền cùng đánh giá. Trong nhiều trường hợp, phương án tốt hơn là đưa hiện vật trưng bày trong một triển lãm tại Việt Nam có khách quốc tế, hoặc cung cấp ảnh và tư liệu cho triển lãm nước ngoài thay vì gửi hiện vật thật.
Đưa hiện vật về: đừng coi là bước phụ
Nhiều người chuẩn bị rất kỹ cho chiều đi nhưng lơ là chiều về. Thực ra chiều về là lúc kiểm chứng việc tạm xuất đã đúng cam kết.
- Người áp tải chứng kiến việc tháo dỡ, đối chiếu tình trạng từng hiện vật với báo cáo lúc giao, ký biên bản trả có ghi chú mọi thay đổi.
- Hiện vật được đóng gói lại theo cùng tiêu chuẩn chiều đi, niêm phong, vận chuyển về Việt Nam.
- Làm thủ tục nhập lại qua hải quan theo diện tái nhập, đối chiếu với hồ sơ tạm xuất.
- Mở thùng tại nơi lưu giữ, kiểm tra tình trạng lần cuối, chụp ảnh, lập biên bản.
- Báo cáo cơ quan đã cấp phép về việc hiện vật đã trở về, kèm biên bản và các giấy tờ liên quan.
- Cập nhật hồ sơ lý lịch hiện vật: ghi tên triển lãm, thời gian, địa điểm, catalog. Đây là một mốc quý trong provenance của món đồ.
Một cuộc triển lãm quốc tế được làm đúng không chỉ đem lại niềm tự hào mà còn làm lý lịch hiện vật dày thêm. Catalog có in ảnh hiện vật là chứng cứ có kiểm chứng mà các thế hệ sau có thể dẫn chiếu.
Câu hỏi thường gặp
Cổ vật chưa đăng ký có được xin phép đưa ra nước ngoài triển lãm không?
Rất khó. Cơ quan cấp phép cần căn cứ xác định hiện vật là cổ vật có nguồn gốc hợp pháp và ai là chủ sở hữu, mà giấy chứng nhận đăng ký là căn cứ rõ nhất. Nếu có lời mời triển lãm, nên hoàn tất đăng ký trước khi nộp hồ sơ xin phép.
Bảo vật quốc gia tư nhân có bao giờ được đưa ra nước ngoài không?
Có thể, nhưng chỉ trong những trường hợp đặc biệt như triển lãm, nghiên cứu, bảo quản, và phải có quyết định của cấp có thẩm quyền cao theo quy định, thường ở cấp Chính phủ. Điều kiện bảo đảm, bảo hiểm và theo dõi chặt hơn nhiều so với cổ vật thông thường.
Mang cổ vật đi nước ngoài để giám định có được không?
Đưa cổ vật ra nước ngoài vì bất kỳ mục đích nào cũng cần có phép. Thông thường, việc giám định nên làm ở cơ sở đủ điều kiện trong nước. Nếu cần chuyên gia nước ngoài, có thể mời chuyên gia sang Việt Nam thay vì đưa hiện vật đi.
Ai chịu chi phí khi cho mượn cổ vật triển lãm nước ngoài?
Thông lệ quốc tế là đơn vị mượn chịu phần lớn chi phí: đóng gói, vận chuyển, bảo hiểm, áp tải. Tuy vậy mọi thứ phụ thuộc vào thoả thuận trong hợp đồng mượn. Chủ sở hữu nên đọc kỹ và yêu cầu ghi rõ từng khoản trước khi ký.
Nếu hiện vật bị hư hại khi triển lãm ở nước ngoài thì sao?
Bồi thường dựa trên hợp đồng mượn và hợp đồng bảo hiểm, với căn cứ là báo cáo tình trạng lúc giao và lúc nhận. Đồng thời cần báo cho cơ quan cấp phép ở Việt Nam. Việc phục chế hiện vật hư hại nên được thoả thuận rõ ai làm, ở đâu, theo tiêu chuẩn nào.
Có được bán cổ vật trong thời gian đang triển lãm ở nước ngoài không?
Không nên và thường không được phép. Hiện vật đi theo diện tạm xuất phải trở về Việt Nam, và bán ở nước ngoài đồng nghĩa với không đưa về, tức là xuất khẩu trái phép. Hợp đồng mượn uy tín cũng thường cấm mọi giao dịch với hiện vật trong thời gian triển lãm.